οργάνωση επιχείρησης

Ο όρος χρησιμοποιείται συχνά με τρεις διαφορετικές έννοιες: α) για να χαρακτηρίσει την καλή απόδοση της επιχείρησης στην οποία αναφέρεται (οργανωμένη επιχείρηση)· β) για να δείξει ορισμένες οργανωτικές καταστάσεις (ιεραρχική οργάνωση) ή την ίδια την επιχείρηση ή ένα μέρος της (οργάνωση των πωλήσεων, εμπορική κλπ.)· γ) όσον αφορά την ορθολογική οργάνωση των μεθόδων, των συστημάτων ή γενικότερα της εργασίας και της δραστηριότητας της επιχείρησης. Αυτές οι τρεις εκδοχές, αν και έχουν πρακτική αξία, δεν μπορούν να περιληφθούν σε ένα λογικό σύστημα που ορίζει την επιχείρηση. Η ο.ε., πληρέστερα και πιο κυριολεκτικά, είναι μια από τις όψεις της διεύθυνσης που νοείται ως σειρά λογικών πράξεων της διευθυντικής διαδικασίας (σχεδιασμός, οργάνωση, προγραμματισμός, συντονισμός και έλεγχος), στην οποία αντιπαραβάλλεται η τεχνικοπεπαγγελματική αντίληψη. Η ο.ε. ορίζει τη διάρθρωση της επιχείρησης που νοείται ως η μορφή που παίρνει ολόκληρος ο οργανισμός και είναι επομένως το σύνολο των σχέσεων των διάφορων ομάδων. Αφορά την ανάπτυξη και τη συντήρηση ενός σχήματος σχέσεων εργασίας του προσωπικού μέσα στο χώρο της επιχείρησης: είναι επομένως δυναμική κατά το ότι εξελίσσεται συνεχώς σύμφωνα με τις μεταβολές συνθηκών, προσώπων και περιβάλλοντος. Στατική είναι αντίθετα η διάρθρωση την οποία εκφράζει εφόσον αντικατοπτρίζει μόνο την οργανωτική κατάσταση σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Η οργανωτική διάρθρωση είναι το σύνολο των σχέσεων των διάφορων ατόμων με τις ομάδες και μεταξύ των διάφορων ομάδων. Η ο.ε. καθορίζει και κατανέμει, εκφράζοντας τα στη διάρθρωση της, τα καθήκοντα του προσωπικού και των ομάδων, με σκοπό να εξασφαλίσει στην επιχείρηση τα πλεονεκτήματα που απορρέουν από την ορθή κατανομή των ευθυνών και τον καθορισμό των ειδικοτήτων διά του καταμερισμού των έργων: έτσι, επιδιώκει την ενοποίηση και το συντονισμό, κατά τον πιο αποτελεσματικό δυνατό τρόπο, της δραστηριότητας του κάθε τμήματος της επιχείρησης, παίρνοντας υπόψη την αλληλεπίδραση των επί μέρους γεγονότων και καθορίζοντας ποιες σχέσεις πρέπει να υπάρχουν μεταξύ των διάφορων οργανωτικών μονάδων, ώστε η κοινή δράση να τείνει στην τελειότερη δυνατή οικονομική λειτουργία της επιχείρησης. Η οργανωτική μονάδα αποτελείται από μια ομάδα ατόμων (τουλάχιστον δύο), ένα από τα οποία είναι προϊστάμενος, δηλαδή υπεύθυνος για την εργασία των άλλων: πρέπει επομένως να είναι καθορισμένη μέσα στον χώρο της ομάδας η ιεραρχική σχέση και το ελάχιστο της αυτονομίας ενεργείας που παραχωρείται στην ομάδα. Στο χώρο της ο.ε. αναγνωρίζονται αποφασιστικές, λειτουργικές και βοηθητικές μονάδες. Οι πρώτες είναι εκείνες που συντελούν άμεσα στην πραγματοποίηση των σκοπών της μονάδας στην οποία ανήκουν. Λειτουργικές είναι οι μονάδες που προσφέρουν συμβολές και γνώμες και εκτελούν, χωρίς ιεραρχική εξουσία, λειτουργία προγραμματισμού και ελέγχου πάνω σε άλλες μονάδες ή πάνω σε μεμονωμένα άτομα. Βοηθητικές μονάδες είναι εκείνες που προσφέρουν κάποια υπηρεσία σε άλλες μονάδες. Δεύτερη διάκριση των οργανωτικών μονάδων μπορεί να γίνει αν ληφθεί υπόψη μόνο η θέση τους μέσα στη διάρθρωση: οι πρωτεύουσες οργανωτικές μονάδες αντιστοιχούν στις υποδιαιρέσεις των βασικών ενεργειών της επιχείρησης. Οι στοιχειώδεις βρίσκονται στη βάση και από αυτές δεν εξαρτώνται άλλες μονάδες. Ανάμεσα στις πρωτεύουσες και στις στοιχειώδεις μονάδες μπορούν να παρεμβληθούν οι δευτερεύουσες μονάδες. Ως παράδειγμα, μια ο.ε. μπορεί να προβλέπει ως πρωτεύουσα οργανωτική μονάδα την εμπορική διεύθυνση. Το γραφείο πωλήσεων που εξαρτιέται από αυτήν είναι μια δευτερεύουσα αποφασιστική οργανωτική μονάδα, ενώ το γραφείο έρευνας της αγοράς είναι μια δευτερεύουσα λειτουργική οργανωτική μονάδα. Η διεύθυνση ενός ιδρύματος είναι πρωτεύουσα οργανωτική μονάδα, η διεύθυνση ενός τμήματος παραγωγής είναι δευτερεύουσα αποφασιστική οργανωτική μονάδα και η υπηρεσία συντήρησης είναι δευτερεύουσα βοηθητική οργανωτική μονάδα. Η οργανωτική διάρθρωση μιας επιχείρησης, και συνεπώς η οργάνωση της, μπορεί να είναι πραγματική, θεωρητική ή ιδανική, τυπική, αυτόματη ή προγραμματισμένη. Πραγματική είναι η δομή που υπάρχει στην πράξη και ανταποκρίνεται σε μια πραγματική ιστορική κατάσταση, θεωρητική είναι εκείνη που προκύπτει από λογική μελέτη και με την οποία λειτουργίες, καθήκοντα, εξουσίες και σχέσεις μοιράζονται στις μονάδες και στις θέσεις χωρίς να λαμβάνονται υπόψη τα φυσικά πρόσωπα που περιλαμβάνονται σε αυτές. Αυτόματη είναι η δομή που θα προκύψει αν τα πρόσωπα ή οι ομάδες είχαν την ελευθερία να εκλέξουν, με βάση την προπαρασκευή τους, τις γνώσεις τους, τις επιδιώξεις τους και τις ικανότητες τους. Τυπική είναι η διάρθρωση που καθιερώθηκε με επίσημα γραπτά ή με σιωπηρή αναγνώριση, επιβεβλημένη από τη διεύθυνση, όπου ο επικεφαλής έχει δικαίωμα διεύθυνσης σε όλα τα επίπεδα. Ο δυναμισμός της ο.ε. προκαλείται από την αυτόματη διάρθρωση, η οποία, στηριζόμενη στη θεωρητική (που αντιπροσωπεύει το βασικό σημείο από όπου ξεκινά) οδηγεί στην πραγματική. Πρέπει vα αναφερθεί, για να συμπληρωθεί η εικόνα, η προγραμματισμένη διάρθρωση, που έχει υπόψη της την παρεμβολή στις μονάδες προσώπων ή ομάδων, τα οποία μπορεί να απομακρύνει σε σύντομο χρονικό διάστημα. Η ο.ε. πρέπει να καθορίζει τους λόγους για τους οποίους υπάρχει η οργανωτική μονάδα, τις πραγματικές και ακριβείς λειτουργίες που αυτή πρέπει να εκτελεί και τους αντικειμενικούς σκοπούς που η οργανωτική μονάδα πρέπει να πετύχει κατά τη δράση της. Οι λειτουργίες που προβλέπονται από την ο.ε. μπορεί να είναι τεχνικές και διευθυντικές: τεχνικές είναι για παράδειγμα ο σχεδιασμός, η κατασκευή, η πώληση, η συντήρηση κλπ. Διευθυντικές είναι οι λειτουργίες που αφορούν τα πρόσωπα που δρουν μέσα στην οργανωτική μονάδα και συμπίπτουν με τις φάσεις που προαναφέρθηκαν: σχεδιασμός, οργάνωση, προγραμματισμός, συντονισμός και έλεγχος. Οι τεχνικές λειτουργίες αναφέρονται από τις οργανώσεις επιχείρησης, αλλά δε μελετώνται από αυτές. Η ο.ε. πρέπει να προβλέπει, εκτός από τον καθορισμό των διευθυντικών καθηκόντων, τις εξουσίες που παραχωρούνται στις οργανωτικές μονάδες. Καθορίζει επίσης για τις αποφασιστικές μονάδες την έκταση της εξουσίας λήψης αποφάσεων, με την έννοια της ικανότητας να κρίνει (με αποτέλεσμα δεσμευτικό για όλα τα πρόσωπα που περιλαμβάνονται στην οργανωτική μονάδα της οποίας προΐσταται ο αρχηγός που αποφάσισε) σε προβλεπόμενες ή απρόβλεπτες καταστάσεις. Η ο.ε. δεν αναγνωρίζει στις λειτουργικές μονάδες εξουσία απόφασης, αλλά μόνο εξουσία αναφοράς, με την έννοια του δικαιώματος που δίνεται στις λειτουργικές μονάδες να εκφράζουν τη γνώμη τους (που δεν είναι όμως δεσμευτική) σε σχέση με προβλήματα που ενδιαφέρουν τη δράση της λειτουργικής μονάδας και που πρέπει να αντιμετωπιστούν από την αποφασιστική μονάδα. Οι βοηθητικές μονάδες έχουν το καθήκον να υπηρετούν, μέσα στον χώρο της ειδίκευσης τους, τη μονάδα που το ζητά και στην οποία έχει παραχωρηθεί η εξουσία να χρησιμοποιεί τις βοηθητικές υπηρεσίες. Η ο.ε. ως σύνολο ομάδων και ατόμων, καθορίζει τις σχέσεις που τις συνδέουν μεταξύ τους: πρόκειται περί ιεραρχικών σχέσεων (σχέση προϊσταμένου-υφισταμένου), λειτουργικών σχέσεων (θέση συμβουλής ή προγραμματισμού προσώπου ή ομάδας σε σχέση με άλλο πρόσωπο ή ομάδα), βοηθητικών (για παράδειγμα, συντήρησης σχετικά με την παραγωγή), παράπλευρων ή συνδετικών (απλή μεταβίβαση πληροφοριών, υλικών, εγγράφων), εξωτερικών (με μη εξαρτώμενους), μη τυπικών (συνεργασίας ή μη προβλεπόμενων από την οργάνωση επιχείρησης)· η ο.ε. πρέπει να προβλέπει επίσης τις διαδικασίες (τρόπος εκτέλεσης των καθηκόντων), την πολιτική (κατευθύνσεις που πρέπει να διέπουν τόσο την πορεία της επιχείρησης όσο και τη συμπεριφορά των προσώπων), και τις επικοινωνίες (τις μεθόδους μεταφοράς των πληροφοριών).